Use a análise de causa raiz para melhorar as taxas de ganho de proposta

Muitos de nossos clientes investem tempo e dinheiro substanciais no desenvolvimento de propostas, tanto para o trabalho dos setores público como privado. Perder uma oferta obviamente pode ser devastador para o lucro e a moral. Quando se trata de grandes investimentos, as empresas se esforçam para preservar seu valor e recompensa. No entanto, quando se trata de perder ofertas, as pessoas geralmente se esforçam para perseguir a próxima oportunidade de RFP. Certamente pode haver algum tipo de interrogatório e compromisso para agir sobre as lições aprendidas, mas muitas vezes muito disso é baseado em conjecturas.

Um cliente da Sologic, envolvido em muitos processos de propostas de grande porte, compartilhou recentemente que sua empresa planeja começar a aplicar a RCA a lances perdidos, como a maioria dos outros problemas. Especificamente, ele acredita que a análise de causa raiz poderia ser muito útil para entender melhor as causas da perda de propostas, identificando abordagens que melhorarão as taxas de ganho de propostas, mitigando os riscos envolvidos em investir tempo e dinheiro em desenvolvimento de propostas e aumentando as recompensas resultantes . A seguir, um resumo de seus pontos; Congratulamo-nos com suas idéias também.

Analise as causas das fraquezas da proposta
Atualmente, algumas empresas abordam o questionamento pós-prêmio do cliente como uma atividade ad-hoc com anotações em grupo e um e-mail para a gerência sênior. Não há uma análise aprofundada das causas das fraquezas da proposta citada, o que pode expor problemas sistêmicos. Infelizmente, a exposição de causas também pode gerar uma resposta previsível de alguns gerentes seniores: “Gastamos quanto dinheiro com nossa proposta, mas perdemos essas causas e soluções?” Se os gerentes seniores reagirem dessa maneira e procurar alguém para culpar, isso poderia tentar pessoas para evitar expor as causas, mas isso não ajudará a melhorar as taxas de ganho da proposta.

Desenvolver propostas com base em como os clientes avaliam o risco
É crucial pensar em como clientes e prospects recompensam e penalizam o gerenciamento de riscos em suas diretrizes de RFP e avaliação de propostas. Todos os clientes são avessos ao risco, especialmente agências governamentais. De fato, alguns contratos governamentais baseados em desempenho são projetados para transferir o máximo de risco possível para o Contratado.

Por exemplo, eis como o Departamento de Defesa avalia o risco ao avaliar as propostas:

Classificações Técnicas de Risco

Baixo - tem pouco potencial para causar interrupção do cronograma, aumento do custo ou degradação do desempenho. O esforço normal do contratado e o monitoramento normal do governo provavelmente serão capazes de superar quaisquer dificuldades.

Moderado - pode causar interrupção do cronograma, aumento do custo ou degradação do desempenho. A ênfase do contratado especial e o monitoramento próximo do governo provavelmente serão capazes de superar as dificuldades.

Alta - provavelmente causará interrupção significativa no cronograma, aumento de custo ou degradação de desempenho. É improvável que supere quaisquer dificuldades, mesmo com ênfase especial do empreiteiro e monitoramento próximo do Governo.

Na perspectiva do Comitê de Avaliação Técnica (TEB) do cliente, a proposta superior não explica apenas quem, o que, quando, onde e como. A proposta superior identifica riscos na abordagem técnica, destaca opções para evitar ou mitigar riscos e substancia “forças” classificadas.

Use RCA para realizar análises de risco em soluções propostas
Normalmente, quando os gerentes de projeto desenvolvem registros de risco para apoiar propostas, ele se torna um exercício reativo baseado em opiniões, especulações e lógica falha. E isso é feito apenas alguns dias antes da reunião do Conselho de Risco da proposta. Um gerente de projeto despreparado recebe uma derrota do Conselho de Risco - um edital para aumentar a contingência de custos devido à falta de opções de remediação que poderiam resolver o risco. (Registros de risco são uma ferramenta de gerenciamento de riscos comumente usada em gerenciamento de projetos e avaliações de risco organizacional, que atuam como um repositório central para todos os riscos identificados pelo projeto ou organização. Para cada risco, inclui informações como probabilidade de risco, impacto, medidas, proprietário do risco e assim por diante.)

Aqui está uma proposta mais atraente para ajudar os gerentes de projetos a impressionar o Risk Board e diminuir a contingência de custos: Use RCA para melhorar e substanciar os Registros de Risco. Isso é especialmente valioso em projetos que envolvem incerteza, como elementos de pesquisa e desenvolvimento ou aprovações de agências reguladoras.

• Use gráficos de causa e efeito para mapear os riscos percebidos pelo cliente
• Substancializar temas e discriminadores vencedores
• Destaque as opções de prevenção e mitigação de risco na abordagem técnica

• Investigue cada risco significativo na RFP e Registro de Riscos
• Expor riscos perdidos pelos concorrentes
• Identifique opções de solução para evitar ou mitigar riscos
• Destaque o gerenciamento de riscos na abordagem técnica para aumentar as forças classificadas
• Justifique uma contingência de menor custo com um registro de risco defensável

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