Soluções são coisas terríveis para desperdiçar

As soluções fáceis podem ser feitas. Mas as soluções mais difíceis, aquelas que exigem orçamento, planejamento e esforço, geralmente são ignoradas e acabam esquecidas.

Isso acontece por vários motivos, incluindo:

1. O problema foi embora! É como mágica. Simplesmente fazendo o RCA parece, por vezes, resolver o problema. Mas sabemos que no fundo isso não é verdade. Se não mudarmos nada, simplesmente ficamos com a mesma probabilidade de ocorrência que existia antes do evento. Probabilidade não é certeza. É como viajar num avião cheio de tosse com os passageiros e não ficar doente. Talvez seja o seu sistema imunológico super-humano, mas é mais provável que seja apenas a natureza do acaso.
2. Sem tempo! Neste dia de crescente complexidade, muitos de nós se deparam com um número crescente de problemas difíceis de resolver. No minuto em que terminamos com um, o outro aparece para tomar o seu lugar. Talvez vivamos no Quadrante 1 (para vocês, fãs do Franklin-Covey), onde tudo é urgente e importante, e se não for bem na sua cara, terá que esperar. Muitas organizações ficaram condicionadas a operar dessa maneira durante a recessão. As reduções de pessoal deixaram a força de trabalho tão magra que apenas os maiores incêndios receberam atenção. Esquecemos que não tivemos tempo para o problema da primeira vez, certamente não teremos tempo para isso uma segunda ou terceira vez.
3. Buy-in perdido da liderança! Quando um problema está na fase aguda, parece ser a única coisa em que todo mundo pensa. No entanto, uma vez que a dor imediata acabou, a energia que a liderança está disposta a gastar começa a diminuir. Se a Liderança não estiver pedindo atualizações regulares de status, barreiras à implementação e relatórios sobre a eficácia, a chance de implementação bem-sucedida da solução cai drasticamente.
4. Nenhum sistema de rastreamento de ação corretiva! Se não houver um local único para acompanhar as ações, é mais fácil para elas cair nas rachaduras.
5. Gestão RCA desleixada! Não é uma maneira muito legal de colocar isso, mas se o sapato se encaixa ... Precisamos nos responsabilizar para gerenciar a ACR como um projeto até a conclusão. Sem alguém atuando como gerente de projeto da RCA, ninguém será responsabilizado. A responsabilidade final está na liderança, mas flui até o fim.

Não é apenas a implementação da solução, mas também a validação, que sofre (e isso é generoso). Não é suficiente simplesmente completar uma solução. O Facilitador também precisa validar se a solução é efetiva. Está funcionando? Se não, o que precisa mudar? Seria eficaz em qualquer outro lugar? Em caso afirmativo, foi comunicado a essas áreas?

O que fazer?

1. Reduza o número de soluções selecionadas para implementação. Idealmente, em muitas situações, apenas uma solução é necessária. Se você estiver selecionando 15 soluções para implementar em sua ACR média, faça um favor a si mesmo e seus colegas e defina uma meta para limitá-la a 3. Reduzindo para 3, você está aumentando a importância e a prioridade de cada solução e está reduzindo a carga de trabalho de todos.
2. Reconheça desde o início que as ACRs produzem ações e que a ACR não está concluída até que as ações tenham sido verificadas e validadas.
3. As reuniões de Liderança Semanal precisam abordar as novas RCAs abertas, as RCAs em processo e as RCAs fechadas, juntamente com o status das soluções.
4. Implemente um sistema comum de rastreamento de ações corretivas com níveis apropriados de visibilidade e opções de relatórios que usam lembretes de e-mail automatizados de soluções / ações atrasadas. Isso também inclui auditoria para integridade e precisão.
5. Mantenha as pessoas responsáveis ​​para terminar o que começam. Isso inclui um compromisso da Leadership para usar projetos de ACR que saem do caminho como oportunidades de aprendizado.
6. Incentivar o reconhecimento curto e informal das equipes de ACR que completam todas as suas soluções. Pode ser um simples reconhecimento de 10 segundos pelo Líder na reunião mensal da equipe.

Se você tomar essas medidas para garantir que as ações relacionadas a RCA sejam concluídas e validá-las para sua eficácia, você terá menos incidentes recorrentes, uma força de trabalho mais segura e mais tempo para ser proativo. E quem não gostaria disso?
 

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