Seis passos para resolver problemas proativamente

Estou em um avião de Chicago para Seattle. Internet no avião - incrível. Eu estive fora por apenas uma única noite para poder apresentar na UBM Canon ASQ Quality Expo no McCormick Place. Apenas o tempo suficiente para o café da manhã no meu restaurante favorito (11 City Diner, 11 e Wabash) e um cão jumbo de Chicago no stand em frente ao portão da Alaska Airlines. O tópico foi "Resolvendo Problemas da Cadeia de Suprimentos Proativamente". O presidente da Apollo, Chris Eckert, e eu apresentamos este mesmo tópico este ano na Conferência Mundial da ASQ sobre Qualidade e Melhoria em Pittsburgh, PA, há alguns meses. Eu nunca perco a chance de ir a Chicago - uma das minhas cidades favoritas - mesmo que seja apenas por um dia.

Gostamos de aproveitar a oportunidade para mostrar a análise de causa raiz como uma ferramenta proativa. A maioria das pessoas pensa que a ACR é puramente reativa, o que significa que só é bom quando algo ruim acontece. Há alguma verdade nisso - geralmente aplicamos RCA a eventos que já ocorreram. Nesse sentido, um dos principais resultados é identificar ações corretivas. Ações corretivas corrigem erros conhecidos. Mas e as ações preventivas - aquelas ações que ajudam a reduzir o risco de possíveis problemas futuros ocorrerem? Isso seria um ótimo resultado proativo de uma ACR. No entanto, muitas pessoas não fazem isso - e não sei por que não. Não é tão difícil. Deixe-me ver se posso orientá-lo através de seis passos simples em algumas centenas de palavras ...

Primeiro Passo: Identifique os KPIs
Os KPIs são índices-chave do processo. (FYI: Eu não estou muito orgulhoso de vincular a Wikipedia para este blog. Se você quiser fazer mais pesquisas, use os links na parte inferior da página da Wikipedia.) Toda empresa tem KPI's. Exemplos incluem especificação de tolerâncias, prazos de entrega, refugo, tempo de inatividade e qualquer outra medida de desempenho que você possa imaginar. KPI's derivam de metas e objetivos. Identifique os KPIs principais para sua empresa. Você precisará deles na próxima etapa.

Etapa dois: identifique os acionadores de problemas
Os gatilhos de problemas são desvios significativos dos seus KPIs. Quando um desvio é significativo, deve desencadear uma análise de causa raiz. Você precisa definir esses gatilhos, mas tenha cuidado. A maioria define seus limites como muito baixos, o que acarreta mais investigações do que elas são capazes de completar adequadamente. Isso leva a resultados abaixo do ideal. Seja conservador no início e, em seguida, reduza os limites quando tiver certeza de que sua equipe tem a capacidade de acompanhar as investigações que eles acionam.

Etapa três: executar RCA
Uma organização precisa se comprometer com um único processo de ACR e precisa fazê-lo bem. Se você não tiver certeza sobre qual processo é o melhor, ligue para nós ... nós ajudaremos você a resolver o problema. Mas uma única metodologia RCA é crucial para o sucesso. Todos precisam falar a mesma língua. A noção de que as pessoas podem usar o que quiserem desde que funcione para elas é prejudicial para o programa. Faça um compromisso! Avalie o que está por aí e comprometa-se com um processo. E se você é sério sobre isso, você vai perceber que os 5 Porcos e Espinha de Peixe são completamente superados por várias opções modernas de RCA, das quais a Apollo é uma delas. As coisas mudam para melhor ao longo do tempo e a RCA não é diferente.

Quarto Passo: Identificar Riscos Sistêmicos
É aqui que as oportunidades proativas reais são encontradas. A maioria das análises levará a causas sistêmicas, mas somente se elas forem suficientemente longe. Estas são as causas que fazem parte do próprio sistema. Eles têm sido uma causa de problemas no passado e provavelmente serão uma causa de problemas no futuro. Encontrar e eliminar essas causas é realmente mais "preventivo" do que "corretivo". E eles podem ser encontrados em quase todas as análises de causa raiz - contanto que o investigador vá longe o suficiente e saiba o que procurar. A análise de causa comum é uma ótima maneira de identificar riscos sistêmicos.

Quinto passo: compartilhe com os outros
Muitas empresas simplesmente não levam os relatórios a sério. Acho que estou errado? Puxe alguns de seus relatórios de incidentes e revise-os criticamente. Eles lhe dizem qual foi o problema, quando aconteceu, onde aconteceu e qual foi o significado do problema? Eles te dizem as causas do problema? Eles contêm um resumo de causa detalhado? Eles fornecem evidências para as causas? E eles identificam soluções que impactam diretamente essas causas? Estes são apenas o básico, mas se você respondeu sim a todos eles, então sua empresa se destaca da maioria. Precisamos compartilhar o que aprendemos para que outros possam se beneficiar de nossos esforços. Isso leva a um verdadeiro aprendizado organizacional.

Sexto Passo: Escalar!
Depois de provar que você pode fazer isso funcionar em uma escala menor, não é difícil subir um degrau ou dois.

São 550 palavras, inclusive com cabeçalhos. Eu provavelmente poderia diminuir isso, mas nós estamos pousando em breve ... hora de desligar ...

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