Melhore os resultados da auditoria com a análise de causa raiz

Recentemente, li um artigo sobre empresas financeiras que estão melhorando os resultados de auditoria usando a análise de causa raiz (RCA) para resolver seus problemas. É claro que achei isso intrigante, já que temos conduzido treinamentos e investigações de ACR para mais bancos e empresas financeiras nos últimos anos. Também achei interessante porque a RCA pode ajudar profissionais de outras áreas funcionais a melhorar seus resultados de auditoria.

Quer você trabalhe em EHS, qualidade, confiabilidade, TI ou outra área, ter um programa de análise de causa raiz eficaz ajudará você a alcançar pontuações maiores em suas auditorias, bem como a ajudar a resolver quaisquer descobertas de auditoria negativas.

Agora, se você acabar tendo problemas identificados através de uma auditoria, não entre em pânico. Use suas habilidades de RCA para chegar até o outro lado. Lembre-se, a intenção de uma auditoria é identificar lacunas e as lacunas são oportunidades de melhoria. A pessoa responsável pela área onde as lacunas são encontradas é encarregada de fechá-las. Uma estratégia geral para aplicar a RCA da Sologic aos resultados de auditoria começa com a listagem da descoberta em si como Ponto Focal. Imediatamente após o ponto focal, adicione duas causas - uma indicando o requisito (“Plano”) e a outra indicando a lacuna (“Real”). Por exemplo:

Gráfico de Causa e Efeito de RCA - Auditorias

Normalmente, o ramo Plano não é examinado. No entanto, é certamente possível que o próprio Plano possa exigir ajustes. Se assim for, este ramo ajudará a fornecer respostas sobre como o Plano foi criado, aprovado, modificado, etc. O ramo Real determinará as causas da lacuna. É ao longo deste ramo que as soluções serão encontradas para fechar a lacuna. O auditor pode examinar a análise, evidência e soluções para determinar se ele / ela está convencido de que a lacuna será fechada.

Agora, vamos examinar algumas peças básicas do programa RCA que você deve ter:

• Critérios de Limite / Trigger: desenvolva e comunique o plano para quando um RCA é requerido. Você pode não encontrar o equilíbrio certo no início, então esteja preparado para ajustar com base no número de incidentes e na capacidade de seus facilitadores. Você pode descobrir que está tentando lidar com muitas ACRs e precisa aumentar os limites, ou que está vendo poucas ACRs e precisa diminuir os limites para garantir que você mantenha as habilidades de seus facilitadores atualizados.
• Funções claras no programa RCA: certifique-se de que todos saibam o que se espera deles e quando. Desenvolva uma rotação para seus facilitadores e considere a possibilidade de obter algum treinamento introdutório básico para os participantes da RCA para ajudar a acelerar o processo. Além disso, selecione facilitadores com base naqueles que estão naturalmente interessados ​​na resolução de problemas. Veja o nosso post anterior sobre o que faz um bom facilitador.
• Documentação eficaz: se a RCA não estiver documentada e suas soluções não forem implementadas, é quase como se a RCA nunca tivesse acontecido. É crucial ter uma área de armazenamento central para seus dados de ACR. Se você usa algo caseiro, ou um aplicativo específico de RCA, como Causelink Enterprise, para conduzir, documentar e gerenciar suas ACRs, você deve ter algo em prática que possa ilustrar os passos da organização para a devida diligência e compromisso com a solução de problemas.

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