The RCA Phoenix

Como a fênix da mitologia grega que emerge das cinzas de seu predecessor, os programas de Análise de Causa Raiz vêm passando por transformações semelhantes recentemente.

Durante a recessão, muitos programas RCA anteriormente sólidos sofreram queima lenta, e um bom número entrou em colapso por completo. Falta de recursos, falta de apoio e falta de direção foram os culpados - não é surpresa aqui.

Felizmente, essa tendência começou a reverter há cerca de um ano. O que mudou? Em minha observação, um dos principais fatores foi que os impactos dos incidentes estavam se tornando tão grandes que mais problemas começaram a atingir o radar no alto escalão. A picada foi especialmente comovente porque as causas estavam ficando mais simples, não mais complexas como muitas provavelmente pensariam. O impacto da perda aumentou dez vezes depois de todo o downsizing e corte de custos da recessão. Incêndios de pincel que foram previamente pisados ​​fora rapidamente não foram abordados. Eles se transformaram em incêndios florestais. As empresas de dor e lucro perdido estavam experimentando (e tolerando) foi incrível, especialmente à luz do fato de que apenas alguns anos antes isso era completamente inaceitável. No entanto, parece que o “ponto de virada” de Malcolm Gladwell foi alcançado em 2015. As organizações haviam visto e tolerado o suficiente e começaram a fazer perguntas como:

• “Por que estamos tendo tantos incidentes importantes?”

• “O que aconteceu com o nosso programa RCA?”, E

• “Quem é responsável pela RCA no negócio atualmente?”

O que ouviram em resposta foi principalmente grilos.

Muitas organizações estão agora restabelecendo seus programas RCA. Infelizmente, muitos têm que começar do zero porque todos os programas, junto com seus facilitadores, foram totalmente queimados. Para além do desafio, restam poucas pessoas com experiência em RCA para ajudar o programa a reconstruir o campeão. Muitas vezes, o campeão do programa também é novo na RCA.

Se você é o capitão desse navio, aqui estão algumas recomendações para ajudá-lo a iniciar seu programa RCA:

Identifique seus facilitadores principais / líderes e faça com que eles formem uma pequena equipe para avaliar os métodos de ACR (se você não tiver um padrão já). Selecione um método e padronize-o.
Desenvolver Critérios de Limite (Se você quiser que um modelo de PPT de uma página seja construído, envie-me um e-mail). Deixe claro para sua equipe quando eles precisarem aplicar a RCA. Isso também estabelece a proposta de valor para RCA
Descubra onde você irá armazenar os dados RCA. Isto pode não parecer grande coisa, mas é muito importante e será uma das primeiras perguntas que todos os seus facilitadores irão querer responder. Mais sobre isso abaixo.
Fornecer o treinamento e as ferramentas necessárias para aqueles que são novos na RCA e que estarão facilitando.
Naturalmente, há outras coisas que você deve fazer, e essas precisam ser eventualmente concluídas, mas estas devem ser seu foco inicial. Envie um e-mail se você quiser receber a diretriz de Desenvolvimento de Programa RCA de 14 páginas. À medida que você desenvolve seus planos, estamos sempre dispostos a compartilhar nossos pensamentos e sugestões em um plano personalizado para otimizar a eficácia, mantendo-os dentro do orçamento.

Alguns pensamentos para consideração pelo seu programa:

Método: 5-Whys & Fishbone são as líderes de torcida da classe - elas parecem bem agora, mas não envelhecem bem. Dito isto, se você estiver sob restrições orçamentárias extremas, qualquer uma delas fará com que você vá praticamente sem custo, no entanto, você encontrará rapidamente suas limitações. Nem são verdadeiramente metodologias e nem são muito precisas. Ambos são altamente suscetíveis ao viés individual, permitindo que o facilitador alcance um resultado pré-determinado sem muitos problemas. Espere muito "reciclar", "re-comunicar ..." e "reforçar a necessidade de ..." como soluções. Acredito que falo em nome de todos os provedores de RCA quando digo que se você escolher qualquer um dos métodos RCA estruturados e aplicá-lo consistentemente, obterá resultados muito melhores do que 5-Whys ou Fishbone. Seu retorno excederá o investimento em treinamento / software na primeira ou segunda RCA que você resolver. Na minha experiência, 5-Whys e Fishbone perdem cerca de 2/3 das causas que precisam ser expostas. Quando as causas são perdidas, os problemas voltam, resultando em mais gastos com soluções e retrabalho do que o necessário.
Armazenamento de dados: embora possa não ser imediatamente aparente, uma grande razão pela qual os programas de ACR se desintegraram na recessão é porque não existe um "sistema" subjacente que tenha servido como cola obrigatória enquanto todas as turbulências ocorreram. Um aplicativo Enterprise RCA estabelece a consistência necessária quando a rotatividade é pesada. Ela exige consistência nos relatórios / dados gerados e nos processos de trabalho que os facilitadores precisam seguir desde o início da RCA até o fechamento. As pessoas entram e saem, mas os sistemas permanecem. Quando os sistemas estão faltando, seu programa é totalmente "dependente de pessoas", deixando-o exposto à variação e / ou completa colapso quando o campeão se move. Se há uma lição deixada clara pela recessão, foi que, sem um sistema subjacente para servir como ponto de referência estável para o programa RCA, como um aplicativo RCA corporativo, seu programa corre alto risco de desmoronar. Isso não aconteceu apenas com a RCA; Aconteceu com muitos outros sistemas também. Ponto Lateral - em relação aos dados, se você permitir que os RCAs sejam armazenados apenas como Excel, Word ou PDF, como as pessoas irão recuperar, classificar e usar essas informações no futuro? Os dados precisam ser estruturados e armazenados em um sistema para que se torne um conhecimento acessível e utilizável para os outros. Se você quer que as pessoas aproveitem as lições aprendidas, você deve fornecer um sistema que permita fácil recuperação por localização, tipo de incidente, palavras-chave, etc. As pessoas não têm tempo para vasculhar os arquivos individuais do Excel procurando por nuggets. Eles simplesmente não fazem isso.
Software: Ao longo dos anos, tenho visto a diferença que o software RCA faz. 25 anos atrás, quando eu comecei com RCA, as pessoas estavam desenhando cartas de causa e efeito manualmente. Em média, menos de 10 causas fizeram o gráfico. Em seguida, insira Visio e as ferramentas da Microsoft por volta de 2000. Grande melhoria para o tempo. Os gráficos aumentaram para 10-15 causas. Então, o software de gráficos RCA de boa-fé entrou em cena. Ele desenhou as caixas e linhas para você e as coisas organizadas automaticamente. Apesar de ter sido uma grande melhoria, a exibição de gráficos e a produção ainda eram desajeitadas, na melhor das hipóteses, mas os gráficos cresceram para cerca de 20 causas. Hoje, um bom software RCA que otimiza o espaço em branco do gráfico, fornece uma construção rápida de gráficos e é simples de usar, levando o gráfico de causa e efeito para cerca de 30 causas. Certo ou errado, as pessoas geralmente só dedicam um tempo fixo à RCA - não é de entrada aberta. Se tiverem que gastar mais tempo desenhando caixas, gastam menos tempo pensando nas causas e acabam com gráficos menores. Então, qual é o grande problema em ter gráficos maiores? Simples. Mais causas significa mais soluções para escolher, o que significa que soluções mais rápidas, baratas e fáceis estarão disponíveis para o picking. Isso levou o ROI da RCA a níveis muito altos, até 5.000% em muitos casos. Também melhorou drasticamente a qualidade dos RCAs, em comparação com 25 anos atrás.
Facilitadores: Seus facilitadores fazem uma enorme diferença nos resultados que você vê. Eu sou old-school (e meus colegas de trabalho frequentemente me lembram. Eu acredito que eu sou uma das 39 pessoas restantes no planeta que não tem uma conta no Facebook). Mas esse velho cara tem uma dica que pode te surpreender: Ao escolher seus Facilitadores, procure os Millennials. Os millennials, no geral, fazem um excelente trabalho de facilitação, e geralmente fazem um ótimo trabalho executando o software e criando gráficos de causa e efeito. A geração do milênio tem o software RCA descoberto antes mesmo de ser apresentado em sala de aula. Portanto, embora seus Millennials ainda não tenham a experiência ou o conhecimento de todos os seus processos, escolha alguns para os facilitadores e, definitivamente, puxe um para cada ACR. Eles criam gráficos precisos de causa e efeito com mais rapidez do que qualquer outro grupo que eu tenha visto. Na equipe, eles estão ajudando a criar rapidamente um gráfico preciso e, ao mesmo tempo, adquirindo novos conhecimentos sobre os processos e sistemas. Eles também constroem novos relacionamentos com outras pessoas na organização, o que é muito importante para o sucesso a longo prazo do indivíduo e da organização. Palavra de cautela: Se você pedir a um Millennial para construir um gráfico com uma ferramenta da Microsoft, espere que eles olhem para você como se você tivesse uma buzina saindo da sua cabeça. Goste ou não, eles esperam software e treinamento de alto desempenho. A boa notícia é que eles os usam imediatamente e você obtém o benefício imediatamente. É dinheiro bem gasto.
Se você for encarregado de pilotar a RCA Phoenix, sinta-se à vontade para entrar em contato com qualquer um dos escritórios da Sologic em todo o mundo para obter idéias, suporte e soluções adicionais. Boa sorte!

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