Gestão para Solução de Problemas

O sucesso nas práticas de investigação (ou solução) de problemas, deve ser comprovada pela melhoria dos indicadores de desempenho, em especial a diminuição da recorrência.
 
Esta melhoria ocorrerá através da adoção de ferramentas ou metodologias adequadas e facilitadores capacitados para liderar as investigações.
 
Estas iniciativas devem fazer parte de um sistema de gestão de problemas, para desenvolvermos um modelo consistente a longo prazo.
 
O novo curso de gestão para solução de problemas, abordará todas as etapas necessárias para implantar um sistema de gestão eficaz, a partir das práticas atuais e oportunidade de melhorias.
 
Uma prática diferencial nos negócios, está relacionado a excelência operacional, com expectativas relacionadas ao controle de custo, produtividade e eficiência, competividade, maior agilidade e criatividade, qualidade e menor ciclo de tempos.
 
Existem diversas iniciativas consagradas, com objetivo de abordar a eliminação de desperdícios, o gerenciamento de inventários, a garantia da qualidade e o envolvimento dos funcionários.
 
Que podem utilizar diversas ferramentas, relacionadas a vários conceitos, como; Kaizen (melhoria contínua), Kaiban (reabastecimento), Poka-Yoke (a prova de erro), 5S (organização do local de trabalho) e mapeamento de valor.  
 
Qualquer desvio nestas iniciativas e ferramentas, levam um elevado impacto nos indicadores de desempenho e nos resultados finais como um todo.
 
Abordaremos, a importância de um programa de gestão de problemas, com foco em uma cultura da solução de problemas e criatividade, levando-se em conta fatores culturais, competências e habilidades e o papel da liderança.
 
O apoio gerencial, vem a ser fundamental para sua implementação bem-sucedida, com a elaboração de políticas, alocação de orçamento e recursos para prevenção e permitir que a equipe de investigação acesse dados e informações, alocar tempo suficiente para completar investigação, incentive a implementação das ações corretivas, preventivas e o devido acompanhamento. 
 
A gestão deve estar comprometida e apoiar de modo efetivo a equipe de investigação, iniciando pela presença de um facilitador capacitado, envolvendo os setores envolvidos, na busca de soluções que evitem a recorrência dos problemas.
 
O processo de investigação, deve usar metodologias ou ferramentas, de modo sistemático e todos envolvidos devem ser submetidos a treinamentos customizados, para compreender os fundamentos gerais da metodologia. 
 
Tópico 1- Um critério para definir o problema, as partes interessadas percebem os problemas de acordo com suas próprias perspectivas. Sendo que em geral se define o problema a partir de opiniões qualitativas, como se estivéssemos olhando apenas a ponta do iceberg. 
 
Tópico 2- A próxima etapa é desenhar uma estrutura organizacional para a gestão do programa e a definição de regras e responsabilidades, dos envolvidos. Deve ser ainda medidos os valores atuais do problema e definir as metas a serem alcançadas em um período.
 
Tópico 3- Os problemas geram impactos BAIXO, MÉDIO ou ALTO nas organizações. 
Não recomendamos o uso de uma única ferramenta ou método para avaliar problemas com diferentes impactos. O uso de um gatilho de corte, serve como referência para determinar a melhor ferramenta ou método a ser utilizada na investigação. 
 
Tópico 4- Após definir metas e objetivos e uma estratégia de implantação de um programa, o uso de indicadores de desempenho (KPI), facilita a gestão de problemas. Os indicadores de desempenho (KPIs), podem ser de resultados (LAGS) e de tendências (LEADS), e servem para avaliar a eficiência do sistema de gestão. 
 
Tópico 5- Um sistema de gestão de problemas, envolve o levantamento e tratamento de dados, proposta e implantação das soluções, causas comuns e sistêmicas, retorno sobre investimento (ROI). Para sistematizar todas as etapas da investigação, compartilhar os diagramas e o trabalho em equipe. O uso de um software como um facilitador vem a ser fundamental.
 
Neste sentido, recursos disponíveis, são necessários para concluir a investigação de sucesso, sendo necessário a garantia de todos os recursos necessários, como orçamento, disponibilidade de tempo e envolvimento das pessoas.
 
A investigação deve ser liderada por um facilitador capacitado, com apoio de especialistas qualificados e treinados nas respectivas áreas, que possam realizar com 
profundidade a análise de acordo com os diferentes pontos de vista e para convergir em soluções eficazes. 
 
A investigação requer tempo suficiente para ser conduzida efetivamente, pois a coleta de dados consome mais tempo para a realização de entrevistas, preservação de evidências, coleção de informações precisas, sendo o tempo uma condição fundamental ao sucesso.
  
De acordo com recente publicação da Gartner, seguem as prioridades das lideranças:
 

• Desenvolver competências e habilidades críticas – 68%
• Gerenciamento de mudanças e estrutura organizacional – 46%
• Formação das lideranças atuais e futuras – 44%
• Futuro do trabalho – 32%
• Experiência dos colaboradores – 28%