Es un escenario común: algo serio sucede, desencadenando un análisis de causa raíz. El equipo encuentra una o dos horas para completar el ACR. La reunión concluye con el ACR 80% terminado, que incluye una buena lista de soluciones. En los próximos días, el facilitador finaliza el último de los detalles y obtiene un informe conjunto. Las soluciones se asignan a los miembros del equipo para que las complete, y el ACR concluye.

Y luego ... grillos.

Las soluciones fáciles pueden hacerse. Pero las soluciones más difíciles, aquellas que requieren presupuesto, planificación y esfuerzo, a menudo son ignoradas y terminan olvidadas.
Esto sucede por una variedad de razones, que incluyen:
  1. ¡El problema desapareció! Es como magia. Simplemente hacer el ACR parece a veces resolver el problema. Pero sabemos que en el fondo esto no es verdad. Si no cambiamos nada, simplemente nos queda la misma probabilidad de ocurrencia que existía antes del evento. La probabilidad no es certeza. Es como viajar en un avión lleno de pasajeros tosiendo y no enfermarse. Tal vez sea su sistema inmune súper humano, pero es más probable que sea solo la naturaleza del azar.
  2. ¡No hay tiempo! En este día de creciente complejidad, muchos de nosotros enfrentamos un número cada vez mayor de problemas difíciles de resolver. En el momento en que terminamos con uno, aparece otro para tomar su lugar. Quizás vivimos en el Cuadrante 1 (para los fanáticos de Franklin-Covey) donde todo es urgente e importante, y si no es así, tendrá que esperar. Muchas organizaciones se condicionaron a operar de esta manera durante la recesión. Las reducciones de personal dejaron a la fuerza de trabajo tan delgada, que solo los fuegos más grandes recibieron atención. Olvidamos que no tuvimos tiempo para el problema la primera vez, ciertamente no tendremos tiempo para hacerlo una segunda o tercera vez.
  3. ¡Comprador perdido del liderazgo! Cuando un problema está en la fase aguda, parece ser lo único que todos piensan. Sin embargo, una vez que el dolor inmediato ha terminado, la energía que el Liderazgo está dispuesto a gastar comienza a disminuir. Si Leadership no solicita actualizaciones periódicas de estado, barreras para la implementación e informes sobre la efectividad, la posibilidad de una implementación exitosa de la solución disminuye drásticamente.
  4. ¡Sin sistema de seguimiento de acciones correctivas! Si no hay un solo lugar desde el cual rastrear las acciones, es más fácil para ellos pasar por alto las grietas.
  5. Gestión de ACR descuidado! No es una buena manera de decirlo, pero si el calzado se ajusta ... Necesitamos responsabilizarnos de administrar el ACR como un proyecto hasta el final. Sin que alguien actúe como el administrador del proyecto de ACR, nadie será obligado a rendir cuentas. La máxima responsabilidad recae en el Liderazgo, pero fluye todo el camino hacia abajo.

No es solamente la implementación de la solución, sino también la validación, la que sufre (y eso es generoso). No es suficiente simplemente completar una solución. El facilitador también necesita validar que la solución es efectiva. ¿Está funcionando? Si no, ¿qué debe cambiar? ¿Sería efectivo en otro lugar? Si es así, ¿ha sido comunicado a esas áreas?

¿Qué hacer?

  1. Reduzca la cantidad de soluciones seleccionadas para la implementación. Idealmente, en muchas situaciones, solo se necesita una solución. Si se encuentra seleccionando 15 soluciones para implementar en su ACR promedio, hágase un favor a usted mismo y a sus colegas y establezca un objetivo para limitarlo a 3. Al reducir a 3, está aumentando la importancia y la prioridad de cada solución y usted está reduciendo la carga de trabajo de todos.
  2. Reconozca desde el principio que los ACR producen acciones y que el ACR no termina hasta que las acciones hayan sido verificadas y validadas.
  3. Las reuniones semanales de Liderazgo deben abordar nuevas ACR abiertas, ACR en proceso y ACR cerradas junto con el estado de las soluciones.
  4. Implemente un sistema común de seguimiento de acciones correctivas con niveles adecuados de visibilidad y opciones de informes que utilicen recordatorios automáticos por correo electrónico de soluciones/acciones vencidas. Esto también incluye auditoría para completar y exactitud.
  5. Haga que las personas rindan cuentas para terminar lo que comienzan. Esto incluye un compromiso de Liderazgo para usar los proyectos de ACR que se desvíen de las oportunidades de aprendizaje.
  6. Aliente un reconocimiento corto e informal para los equipos de ACR que completan todas sus soluciones. Podría ser un simple reconocimiento de 10 segundos por parte del Líder en la reunión mensual del personal.

Si sigue estos pasos para garantizar que las acciones relacionadas con el ACR se completen y valide su efectividad, tendrá menos incidentes recurrentes, una fuerza de trabajo más segura y más tiempo para ser proactivo. ¿Y quién no querría eso?
 

Conozca más sobre Sologic ACR