Comencemos esta conversación definiendo un problema como un evento que resulte en una desviación significativa de nuestras metas y objetivos. ¿Cuántos eventos que se ajustan a esta descripción ocurren en una semana (mes, año) en su empresa? ¿Cuál es el impacto combinado de todos estos eventos? Sumalo - Estoy seguro de que no es un número pequeño. Recuperar la mayor cantidad de esto posible es el objetivo de cualquier Programa de ACR, y es por eso que las personas asisten a la capacitación de ACR.
Pero un Programa de ACR es mucho más que una serie de clases de capacitación. Piense en la cantidad de personas que asisten a las clases de capacitación de análisis de causa raíz cada año. No tengo idea de cuántos hay, pero si tuviera que adivinar diría que tal vez 250.000 personas reciban algún tipo de capacitación formal de ACR durante un período de 12 meses. No estoy contando aquellos que reciben un toque de 5-Whys o Fishbone como parte de un entrenamiento diferente ... Espero que incluirlos aumente la cantidad total a unos pocos millones. Pero cualquiera que sea el número, no es pequeño.
De acuerdo, ahora, ¿cuántas de esas personas realmente usan su entrenamiento UNA VEZ después de la clase? ¿Y cuál es la tasa de desgaste a lo largo del tiempo? Creo que soy un buen maestro y creo que nuestras clases de capacitación son de primera clase, pero no estoy tan ilusionado como para pensar que mis clases son tan inspiradoras que después de dieciséis horas voy a reformatear el 100% de mis estudiantes con respecto a cómo resuelven problemas Incluso si amaran la capacitación, cambiar un atributo fundamental en un adulto (como la forma en que solucionan los problemas) requiere un esfuerzo sostenido.
Entonces el valor combinado de los problemas es grande. Resolver esos problemas (o reducir el riesgo de recurrencia) ayuda a reclamar parte de este valor. El análisis de causa raíz ayuda a las personas a resolver problemas; pero no todas las personas capacitadas utilizan plenamente el conocimiento, las habilidades y las herramientas que reciben en clase.
La solución es gastar una pequeña cantidad de esfuerzo para armar un programa de análisis de causa raíz. Un Programa de ACR proporciona la estructura de soporte necesaria para maximizar la inversión en capacitación de ACR. Consiste en las siguientes secciones:
- Identificar/Definir Metas y Objetivos
- Identificar/definir índices de rendimiento clave
- Desarrollar umbrales/criterios de disparo
- Desarrollar una estrategia de entrenamiento
- Utilizar una plantilla de informes comunes
- Implementar un sistema de seguimiento de acciones formales
- Identificar/definir las métricas del Programa ACR
- Ciclo de mejora continua
1. Metas y objetivos:
Un Programa de ACR debe respaldar las metas y objetivos más amplios de la organización. De lo contrario, aquellos a los que se les solicite que financien el programa pueden no comprender completamente el valor que el ACR proporciona para ayudar a lograr estos objetivos. De hecho, el ACR se puede percibir como un obstáculo: más burocracia que hace que sus trabajos sean más difíciles, no más fáciles. Sabemos que este no es el caso. Cada organización tiene problemas que resultan en desviaciones costosas del plan. Reconocer y manejar estos problemas ayuda a reducir el riesgo y aumenta la probabilidad de que se logren los objetivos.
Las metas se pueden dividir en dos áreas: Global e Individual. Los objetivos globales son los mismos para todos en la organización. Los objetivos globales clásicos incluyen seguridad, medio ambiente y calidad, pero puede haber otros. Los objetivos individuales son específicos de la unidad de negocio o área de responsabilidad específica. Por ejemplo, una unidad de negocios puede tener objetivos de producción muy diferentes a los de otra. Estas empresas individuales necesitarán asistencia para identificar objetivos únicos para la empresa. Sin embargo, es probable que compartan los objetivos globales establecidos a nivel corporativo.
Acción: ¿Cuáles son sus objetivos a nivel corporativo? Comience con objetivos globales y luego pídales a los representantes de cada empresa que ayuden a desarrollar metas individuales.
2. Índices de rendimiento clave:
Los KPI nos ayudan a mantener el puntaje. Una vez que sabemos cuáles son los objetivos, simplemente necesitamos determinar cómo compararlos y medirlos. Una vez que se establecen los KPI, se deben rastrear e informar. Este proceso no debe ser oneroso o corre el riesgo de no realizarse. Un método simple de seguimiento de KPI, como una hoja de cálculo de Excel, debería ser suficiente.
Acción: Identifique los KPI para cada objetivo. Produzca una forma simple de medir y rastrearlos a lo largo del tiempo.
3. Criterio de umbral:
Los criterios de umbral le dicen a los empleados cuándo se requiere un ACR formal. Los criterios de umbral se pueden derivar fácilmente de la lista de objetivos y KPI discutidos anteriormente. Habrá disparadores de umbral globales y específicos del negocio. Mantenga la capacidad de investigación en mente. Los umbrales agresivos aumentarán la cantidad de ACR requeridos. Es perjudicial para el Programa de ACR activar más ACR de lo que la capacidad puede manejar. Los umbrales siempre se pueden ajustar hacia arriba o hacia abajo más tarde. Establezca lo que cree que son umbrales alcanzables y luego supervise. Haga los ajustes necesarios.
Acción: utilizando la lista de objetivos y KPI discutidos anteriormente, elija disparadores de umbral alcanzables. Publicar en toda la organización.
4. Estrategia de entrenamiento:
Sologic ofrece muchos niveles de entrenamiento. Puede revisarlos aquí: http://www.sologic.com/root-cause-analysis-training
La capacitación es solo el primer paso para desarrollar la capacidad de ACR. Después del entrenamiento, su gente necesitará práctica y apoyo para que la capacitación se transforme en capacidad. Debe establecer la expectativa inmediata de que los capacitados necesitan desarrollar sus nuevas habilidades. Algunos estudiantes son mejores que otros en ACR: identifique a aquellos que tienen las habilidades (y el impulso). Son excelentes candidatos para los Analistas 2 y 3.
Sologic puede proporcionar soporte de Programa de ACR a nuestros clientes. Contrato con nosotros durante ocho horas al mes durante un período de seis meses. Asignaremos un campeón experimentado del programa para que trabaje con Usted y se asegure de que su programa se mantenga en buen camino. El objetivo sería entregarle el programa completamente al final del contrato.
5. Informes:
Desarrollar y distribuir una plantilla de informe de ACR común. Causelink proporciona un informe útil. Recomendaría usar esta salida para la mayoría de las investigaciones. Para investigaciones más grandes y detalladas, recomendaría desarrollar una plantilla de Word.
Acción: desarrollar una plantilla de informe ACR común.
6. Seguimiento de acción:
Todas los ACR generan acciones. ¿Cuál es su sistema para gestionar acciones? ¿Existe un sistema para todo el corporativo, o cada negocio individual hace lo suyo? Causelink Enterprise es una gran herramienta para esto. Yo recomendaría comenzar con una licencia de 10 asientos. Si excede la capacidad, siempre es posible agregar licencias adicionales.
7. Métricas del Programa de ACR:
Las métricas del Programa de ACR nos dicen qué tan bien estamos administrando nuestro Programa de ACR. Ejemplos incluyen:
- ¿Cuántos eventos de umbral se activaron la semana pasada?
- ¿Cuánto tiempo transcurre entre la aparición del evento de umbral y el inicio del ACR?
- ¿Cuánto tiempo para completar el ACR?
- ¿Cuántas investigaciones por analista capacitado?
- ¿Cuántos analistas usan su entrenamiento?
- ¿Qué tan efectivas son las soluciones implementadas?
Acción: desarrolle una lista de métricas del Programa de ACR que puedan rastrearse e informarse fácilmente.
8. Mejora continua:
A medida que el Programa de ACR madura, reúna ideas de mejora e impleméntelas. Estas ideas pueden provenir del Liderazgo, Gestión de Programa de ACR o de aquellos que realizan ACR.
Acción: crea un lugar donde se puedan capturar ideas. Repase, priorice e implemente periódicamente.