Recientemente leí un artículo sobre firmas financieras que están mejorando los resultados de auditoría mediante el uso de análisis de causa raíz (RCA) para resolver sus problemas. Por supuesto, esto me pareció intrigante, ya que hemos estado conduciendo capacitaciones e investigaciones de RCA para más bancos y firmas financieras en los últimos años. También me pareció interesante porque RCA puede ayudar a los profesionales en otras áreas funcionales a mejorar sus resultados de auditoría.
Ya sea que trabaje en EHS, calidad, confiabilidad, TI u otra área, contar con un programa de análisis de causa raíz eficaz lo ayudará a obtener puntajes más altos en sus auditorías, así como a ayudarle a resolver cualquier hallazgo negativo de auditoría.
Ahora, si terminas teniendo problemas identificados a través de una auditoría, no entres en pánico. Usa tus habilidades de RCA para llevarte al otro lado. Recuerde, la intención de una auditoría es identificar las brechas, y las brechas son oportunidades de mejora. La persona responsable del área donde se encuentran las lagunas se encarga entonces de cerrarlas. Una estrategia general para aplicar Sologic RCA a los hallazgos de la auditoría comienza con la enumeración del hallazgo en sí mismo como punto focal. Inmediatamente después del punto focal, agregue dos causas: una indicando el requisito ("Plan") y la otra indicando el espacio ("Real"). Por ejemplo:
Gráfico de Causa y Efecto de RCA - Auditorías
Normalmente, la rama del Plan no se examina. Sin embargo, es posible que el Plan mismo requiera ajustes. De ser así, esta sucursal ayudaría a proporcionar respuestas sobre cómo se creó, aprobó, modificó, etc. El plan determinará las causas de la brecha. Es a lo largo de esta rama que se encontrarán soluciones para cerrar la brecha. El auditor puede examinar el análisis, la evidencia y las soluciones para determinar si está satisfecho de que la brecha se cerrará.
Ahora, vamos a examinar algunas piezas básicas del programa RCA que debe tener en su lugar:
- Criterio umbral / desencadenante: desarrolle y comunique el plan para cuando se requiera una RCA. Es posible que no encuentres el equilibrio adecuado al principio, así que prepárate para ajustar en función del número de incidentes y la capacidad de tus facilitadores. Es posible que descubra que está intentando manejar demasiadas RCA, y necesita aumentar los umbrales, o que está viendo muy pocas RCA, y necesita reducir los umbrales para garantizar que mantenga frescas las habilidades de sus facilitadores.
- Borrar roles en el programa RCA: asegúrese de que todos sepan qué se espera de ellos y cuándo. Desarrolle una rotación para sus facilitadores, y considere la posibilidad de obtener capacitación introductoria básica para los participantes de RCA para ayudar a acelerar el proceso. Además, seleccione facilitadores basados en aquellos que están naturalmente interesados en la resolución de problemas. Vea nuestra publicación anterior sobre lo que hace un buen facilitador.
- Documentación efectiva: si la RCA no está documentada y sus soluciones no implementadas, es casi como si la RCA nunca hubiera sucedido. Es crucial tener un área central de almacenamiento para sus datos RCA. Ya sea que use algo de cosecha propia o una aplicación específica de RCA como Causelink Enterprise para conducir, documentar y administrar sus RCA, debe tener algo establecido que pueda ilustrar los pasos de la organización hacia la diligencia debida y el compromiso con la resolución de problemas.